Paano i-compress at bawasan ang laki ng mailbox sa Microsoft Outlook

Kung puno na ang iyong mailbox, maaaring kailanganin mong i-compress o bawasan ang laki nito. Narito ang ilang mga tip sa kung paano gawin ito sa Microsoft Outlook. Una, buksan ang Outlook at pumunta sa tab na File. Pagkatapos, piliin ang Opsyon at mag-click sa Mail. Sa ilalim ng heading na Send/Receive, mag-click sa button na nagsasabing Empty Trash. Tatanggalin nito ang anumang mga item na nasa iyong Trash folder at maglalabas ng ilang espasyo. Susunod, pumunta sa tab na Mga Folder at mag-click sa Tingnan ang Mga Setting. Sa ilalim ng dialog box ng View Settings, mag-click sa Empty Folders button. Tatanggalin nito ang anumang mga walang laman na folder sa iyong mailbox. Panghuli, pumunta sa tab na File at mag-click sa Cleanup Tools. Sa ilalim ng dialog box ng Cleanup Tools, mag-click sa Mailbox Cleanup button. Papayagan ka nitong tanggalin ang anumang luma o hindi nagamit na mga item sa iyong mailbox. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito, dapat mong bawasan ang laki ng iyong mailbox at pigilan itong mapuno.

libreng bitcoin mining software windows 10

Microsoft Outlook , isang kliyente para sa Outlook, o isang Live na serbisyo ng email, mag-save ng email at mga attachment offline. Habang nakakatanggap ka at nagpapadala ng mga email, ang laki ng database ay patuloy na lumalaki. Bagama't tinitiyak nito na maa-access mo ang iyong email kapag hindi ka nakakonekta sa Internet, nangangahulugan din ito na patuloy na lumalaki ang iyong mailbox. Sa post na ito, ipapaliwanag namin kung paano mo maaaring i-compress at bawasan ang laki ng mailbox sa Microsoft Outlook.

Paliitin at bawasan ang laki ng mailbox sa Microsoft Outlook

Ang kawalan ng mas malaking mailbox ay pinapabagal nito ang mga bagay-bagay. Ang pagtuklas at paghahanap ng isang bagay ay nangangailangan ng mas maraming oras. Bilang karagdagan, nililimitahan ng mga service provider ng email gaya ng Office 365 ang maximum na laki ng mailbox. Nangangahulugan ito na maliban kung bawasan mo ang laki ng mailbox sa Microsoft Outlook, hindi ka makakapagpadala o makakatanggap ng email.

Saan nakaimbak ang lahat ng data ng Outlook mailbox

Kung gagamitin mo ang tampok na POP o IMAP, lahat ng mga file, email, folder, contact, atbp. ay iniimbak sa isang Outlook data file (.pst). Kung gumagamit ka ng Office 365, Exchange, o Outlook.com na account, available ang data ng iyong mailbox sa isang offline na Outlook Data File (.ost). Bagama't makakatulong ang pagtanggal ng mga email at attachment kung ise-save mo ang lahat ng impormasyon sa isang PST file, hindi ito nagko-compress nang mag-isa.

Ang tala: Tinalakay namin ang dalawa pang paraan upang magtanggal ng mga file mula sa Outlook. Kung gagamitin mo ang mga ito at pagkatapos ay manu-manong bawasan ang laki ng file ng mailbox, makakatulong ito sa hinaharap.

windows 10 apc index mismatch

I-compress at Paliitin ang Outlook Data File (.pst)

Ang pakinabang ng isang PST file ay kapag ang mga email ay tinanggal, awtomatiko nitong i-compact ang database sa background. Ang proseso ng compression ay nangyayari kapag hindi ka gumagamit ng Outlook. Maaari mo ring i-compress ito sa pamamagitan ng manu-manong paggawa ng sumusunod:

1. Buksan ang Outlook at tanggalin ang mga hindi gustong item. Kapag na-delete, mapupunta ang mga file sa folder ng Mga Tinanggal na Item. I-right click at i-clear ito.
2. I-click ang File > Mga Setting ng Account > Mga setting ng account .
3. Lumipat sa Mga file ng petsa tab. Piliin ang data file na gusto mong i-compress. Pagkatapos ay mag-click sa Mga setting .
4. I-click ang tab na Advanced> Mga setting ng file ng data ng Outlook.
5. Sa dialog box ng Outlook Data File Options, i-click I-compress ngayon at pagkatapos ay i-click ayos lang .

Depende sa laki ng PST file, maaaring tumagal ng ilang minuto ang compression.

I-compress at Paliitin ang Offline na Outlook Data File (.ost)

Maraming email account ang gumagamit ng offline na Outlook Data File upang mag-imbak ng data. Ang isang OST o offline na Outlook data file ay katulad ng isang PST o Outlook data file na may isang pagbubukod. Hindi ka maaaring mag-import o mag-export sa isang offline na Outlook Data File (.ost).

1. I-click file > Mga Setting ng Account, Mga Setting ng Account .
2. Naka-on Mga file ng petsa , i-click ang data file na gusto mong i-compress, at pagkatapos ay i-click Mga setting .
3. I-click ang icon Advanced tab> Mga opsyon sa file ng data ng Outlook .
4. Sa dialog box ng Outlook Data File Options, i-click I-compress ngayon at pagkatapos ay i-click ayos lang .

Gumamit ng tool sa paglilinis ng mail

Nag-aalok ang Outlook ng built-in na tool sa paglilinis ng mail, o maaari mong gamitin Tool sa Paglilinis ng Attachment ng Outlook upang maghanap ng luma at malalaking mensahe na maaaring tanggalin o ilipat sa isang PST file. Maaari rin itong magtanggal ng mga kopya ng mga email na sumasalungat sa mail server. Minsan nagde-delete kami ng mga file mula sa server, ngunit available pa rin ang mga ito sa client, na kumukuha ng espasyo.

Patakbuhin ang Mailbox Cleanup Tool

skype kung paano upang i-mute ang isang group chat

1. I-click ang File > Tools > Mailbox Cleanup.
2. Piliin ang Tingnan ang Laki ng Mailbox, Maghanap ng Mga Item na Mas Matanda Kaysa, Maghanap ng Mga Item na Higit Pa, Tingnan ang Natanggal na Laki ng Item, Walang laman na Folder para sa Mga Tinanggal na Item, Tingnan ang Laki ng Clash, o Walang laman na Mga Salungatan upang patakbuhin ang nais na gawain.

Gamitin ang Tool sa Paglilinis ng Pag-uusap

Outlook para sa Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013 at iba pa tool na panlinis ng pag-uusap . Ang mga pag-uusap o pagsusulatan sa email ay iisa at pareho. Ang 'talk tool' ay matalino. Susuriin nito ang nilalaman ng bawat mensahe, at kung available ang bahagi ng email sa alinman sa mga preview na mensahe, tatanggalin ito.

Mayroon kang tatlong karagdagang mga opsyon upang i-compress at bawasan ang laki ng mailbox sa Microsoft Outlook

• I-clear ang pagsusuri sa napiling pag-uusap.
• Bina-browse ng Folder Cleanup ang napiling folder.
• Sinusuri din ng malinis na folder at mga subfolder ang mga subfolder.

Ito ang pinakamahusay na mga tip upang matulungan kang i-compress at bawasan ang laki ng mailbox sa Microsoft Outlook. Gayunpaman, palaging mag-ingat na hindi aksidenteng tanggalin ang mahahalagang file.

Magbasa pa : Paano i-optimize at pabilisin ang Microsoft Outlook .