Paano Mag-tag ng Mga Dokumento Sa Sharepoint Office 365?

Naghahanap ka ba ng paraan upang ayusin ang iyong mga dokumento sa SharePoint Office 365? Ang pag-tag ng mga dokumento ay isang mahusay na paraan upang ayusin ang iyong mga dokumento at gawing mas madali para sa iyo na mahanap ang mga ito kapag kailangan mo ang mga ito. Sa artikulong ito, tatalakayin natin ang pinakamahuhusay na kagawian para sa pag-tag ng mga dokumento sa SharePoint Office 365 at kung paano magsimula. Magbasa pa upang matuto nang higit pa tungkol sa simple ngunit mahusay na tool sa organisasyon.

• Buksan ang library ng SharePoint na naglalaman ng mga dokumento.
• Piliin ang dokumento o mga dokumentong gusto mong i-tag.
• I-click ang icon na ‘Tag Document’.
• I-type ang mga tag na gusto mong idagdag sa dokumento.
• I-click ang button na ‘I-save’ para i-save ang mga tag.

Paano Mag-tag ng Mga Dokumento sa SharePoint Office 365

Ang pag-tag ng mga dokumento sa SharePoint Office 365 ay isang epektibong paraan upang i-streamline ang iyong pamamahala ng dokumento at matiyak na ang mga dokumento ay madaling mahanap at ma-access. Gamit ang tamang diskarte sa pag-tag, ang mga user ay mabilis na makakahanap at makakahanap ng mga dokumentong kailangan nila nang may kaunting pagsisikap. Ang artikulong ito ay magbibigay ng detalyadong pangkalahatang-ideya kung paano mag-tag ng mga dokumento sa SharePoint Office 365.

Ano ang Document Tagging?

Ang pag-tag ng dokumento ay ang proseso ng pagtatalaga ng mga keyword o tag sa mga dokumento upang ikategorya at ayusin ang mga ito. Karaniwang ginagamit ang mga tag upang ilarawan ang nilalaman, layunin, at madla ng dokumento, na nagbibigay-daan para sa mas mahusay na paghahanap at pagkuha. Maaari itong maging kapaki-pakinabang lalo na para sa mga organisasyong may malaking bilang ng mga dokumento at nangangailangan ng madaling paraan upang mapanatiling maayos ang mga ito.

Mga Pakinabang ng Document Tagging sa SharePoint Office 365

Ang pag-tag ng mga dokumento sa SharePoint Office 365 ay maaaring mag-alok ng ilang benepisyo, gaya ng:

• Mas mahusay na organisasyon: Ang pag-tag ng mga dokumento ay nagbibigay-daan sa mga user na mabilis at madaling maghanap at makuha ang mga dokumentong kailangan nila.
• Pinahusay na pagiging produktibo: Sa pamamagitan ng paggawa ng mga dokumento na mas madaling mahanap, maaari nitong bawasan ang dami ng oras na ginugol sa paghahanap para sa kanila.
• Pinahusay na seguridad: Gamit ang tamang diskarte sa pag-tag, mas magiging kumpiyansa ang mga user na ligtas na iniimbak ang mga sensitibong dokumento.

Paano Mag-tag ng Mga Dokumento sa SharePoint Office 365

Ang pag-tag ng mga dokumento sa SharePoint Office 365 ay isang direktang proseso na maaaring kumpletuhin sa ilang hakbang. Narito ang isang hakbang-hakbang na gabay upang matulungan kang makapagsimula:

• Hakbang 1: Mag-log in sa iyong SharePoint account.
• Hakbang 2: Buksan ang library ng dokumento kung saan mo gustong mag-tag ng mga dokumento.
• Hakbang 3: Piliin ang dokumentong gusto mong i-tag.
• Hakbang 4: I-click ang opsyong Mga Tag at Tala sa ribbon menu.
• Hakbang 5: Ilagay ang mga tag na gusto mong italaga sa dokumento.
• Hakbang 6: I-click ang I-save para i-save ang mga tag.
• Hakbang 7: Ulitin ang mga hakbang para sa bawat dokumentong gusto mong i-tag.

Pinakamahuhusay na Kasanayan para sa Pag-tag ng mga Dokumento sa SharePoint Office 365

Kapag nagta-tag ng mga dokumento sa SharePoint Office 365, mahalagang tandaan ang mga sumusunod na pinakamahuhusay na kagawian:

• Gumawa ng pare-parehong sistema ng pag-tag: Gumawa ng standardized na sistema ng pag-tag na madaling maunawaan at gamitin.
• Gumamit ng malinaw at mapaglarawang mga tag: Gumamit ng mga tag na malinaw at tumpak na naglalarawan sa nilalaman, layunin, at audience ng dokumento.
• Panatilihing napapanahon ang mga tag: Pana-panahong suriin at i-update ang mga tag upang matiyak na nananatiling may kaugnayan at tumpak ang mga ito.
• Tiyakin ang wastong seguridad: Tiyaking ang mga awtorisadong user lang ang makaka-access at makakapag-edit ng mga tag.

Paano Gamitin ang Mga Tag sa SharePoint Office 365

Kapag na-tag na ang mga dokumento, maaaring samantalahin ng mga user ang mga kakayahan sa paghahanap at pag-filter sa SharePoint Office 365. Halimbawa, magagamit ng mga user ang opsyong I-filter ayon sa Mga Tag upang mabilis na mahanap ang mga dokumento na may mga partikular na tag. Bukod pa rito, magagamit ng mga user ang opsyong Paghahanap ayon sa Mga Tag upang maghanap ng mga dokumentong naglalaman ng ilang partikular na keyword o parirala.

Paano Pamahalaan ang Mga Tag sa SharePoint Office 365

Nagbibigay din ang SharePoint Office 365 sa mga user ng kakayahang pamahalaan ang mga tag at tiyaking mananatiling maayos at napapanahon ang mga ito. Upang pamahalaan ang mga tag, maaaring gamitin ng mga user ang opsyong Pamahalaan ang Mga Tag sa ribbon menu. Nagbibigay-daan ito sa mga user na gumawa, mag-edit, at magtanggal ng mga tag kung kinakailangan.

Paano Tingnan ang Mga Tag sa SharePoint Office 365

Upang tingnan ang mga tag sa SharePoint Office 365, maaaring gamitin ng mga user ang opsyong View Tags sa ribbon menu. Magbubukas ito ng isang listahan ng lahat ng mga tag na nauugnay sa isang dokumento, na ginagawang madali upang mabilis na tingnan at i-edit ang mga tag kung kinakailangan.

ikonekta ang fire tablet sa pc

Konklusyon

Ang pag-tag ng mga dokumento sa SharePoint Office 365 ay isang epektibong paraan upang i-streamline ang pamamahala ng dokumento at matiyak na ang mga dokumento ay madaling mahanap at ma-access. Sa pamamagitan ng paglalaan ng oras upang ipatupad ang isang diskarte sa pag-tag at pagsunod sa mga pinakamahusay na kagawian para sa pag-tag, maaaring samantalahin ng mga user ang mga kakayahan sa paghahanap at pag-filter sa SharePoint Office 365 upang mabilis na mahanap ang mga dokumento.

Kaugnay na Faq

Ano ang SharePoint Tagging?

Ang SharePoint tagging ay ang proseso ng pagdaragdag ng mga label, o mga tag, sa mga dokumento upang pag-uri-uriin at ayusin ang mga ito. Ang mga tag na ito ay nagbibigay-daan sa mga user na mabilis na mahanap ang mga dokumento at iba pang nilalaman na nauugnay sa isang partikular na paksa o proyekto. Ang mga tag ay maaaring idagdag nang manu-mano sa mga dokumento ng mga user, o maaari silang awtomatikong idagdag ng SharePoint mismo. Maaari ding ibahagi ang mga tag sa maraming SharePoint site, na ginagawang mas madali ang paghahanap at paghahanap ng mga dokumento.

Nakakatulong din ang pag-tag ng SharePoint na mapataas ang pakikipag-ugnayan ng user sa nilalaman. Sa pamamagitan ng pagpayag sa mga user na mabilis na makahanap ng nilalamang nauugnay sa kanilang mga interes, mas malamang na sila ay nakatuon at manatili sa site nang mas matagal. Maaari itong humantong sa mas mataas na paggamit ng user ng SharePoint at isang pangkalahatang pinahusay na karanasan ng user.

Paano Ko Magta-tag ng Mga Dokumento sa SharePoint Office 365?

Ang pag-tag ng mga dokumento sa SharePoint Office 365 ay madali. Sa Document Library, piliin ang dokumentong gusto mong i-tag. Pagkatapos ay mag-click sa icon ng mga tag at tala sa ribbon. Magbubukas ito ng isang window kung saan maaari mong ilagay ang mga tag na gusto mong gamitin. Maaari kang magdagdag ng maraming tag sa bawat dokumento, at ang mga tag na ito ay makikita ng lahat ng may access sa dokumento.

Kapag naidagdag na ang isang tag, magagamit ito upang mabilis na mahanap ang mga nauugnay na dokumento sa library. Upang maghanap ng mga dokumento na may partikular na tag, ilagay lang ang pangalan ng tag sa box para sa paghahanap. Ang SharePoint ay magpapakita ng isang listahan ng lahat ng mga dokumento na may tag na iyon. Ginagawa nitong mas madali ang paghahanap ng mga dokumento na nauugnay sa isang partikular na paksa o proyekto.

parental control chrome extension

Ano ang Mga Benepisyo ng Pag-tag ng Mga Dokumento sa SharePoint Office 365?

Ang pag-tag ng mga dokumento sa SharePoint Office 365 ay nag-aalok ng ilang mga benepisyo. Una, pinapayagan nito ang mga user na mabilis na maghanap ng mga kaugnay na dokumento at nilalaman. Ginagawa nitong mas madali para sa mga user na mahanap ang impormasyong kailangan nila nang hindi kinakailangang gumugol ng oras sa manu-manong pagsasala sa maraming dokumento.

Pangalawa, nakakatulong din ang pag-tag ng mga dokumento para mapahusay ang pakikipag-ugnayan ng user. Sa pamamagitan ng pagpayag sa mga user na mabilis na makahanap ng nauugnay na nilalaman, mas malamang na manatili sila sa site nang mas matagal at maging mas nakatuon sa nilalaman. Nakakatulong ito na pataasin ang paggamit ng SharePoint ng user at pagpapabuti ng pangkalahatang karanasan ng user. Sa wakas, nakakatulong din ang pag-tag ng mga dokumento sa pag-aayos ng mga dokumento at nilalaman, na ginagawang mas madali para sa mga user na mahanap ang kailangan nila.

Paano Ko Pamamahala ang Mga Tag sa SharePoint Office 365?

Ang pamamahala ng mga tag sa SharePoint Office 365 ay madali. Upang pamahalaan ang mga tag, buksan ang library kung saan mo gustong pamahalaan ang mga tag. Pagkatapos ay mag-click sa icon ng mga tag at tala sa ribbon. Magbubukas ito ng isang window kung saan maaari kang tumingin, magdagdag, at magtanggal ng mga tag. Maaari mo ring palitan ang pangalan ng mga umiiral nang tag at magdagdag ng mga tala sa bawat tag.

Bilang karagdagan, maaari mong tingnan ang isang listahan ng mga dokumento na nauugnay sa bawat tag. Binibigyang-daan ka nitong mabilis na makahanap ng mga dokumento na nauugnay sa isang partikular na paksa o proyekto. Maaari ka ring magdagdag ng mga tag sa mga dokumento mula sa window na ito, na ginagawang mas madaling magdagdag ng mga tag sa maraming mga dokumento nang sabay-sabay.

Maaari ba akong Magbahagi ng Mga Tag sa Maramihang SharePoint Sites?

Oo, maaari kang magbahagi ng mga tag sa maraming mga site ng SharePoint. Upang gawin ito, buksan ang library kung saan mo gustong ibahagi ang mga tag. Pagkatapos ay mag-click sa icon ng mga tag at tala sa ribbon. Magbubukas ito ng isang window kung saan maaari kang tumingin, magdagdag, at magtanggal ng mga tag.

Upang magbahagi ng tag, mag-click sa button na ibahagi sa tabi ng tag. Magbubukas ito ng isang window kung saan maaari mong piliin ang mga site ng SharePoint na gusto mong ibahagi ang tag. Kapag napili mo na ang mga site, i-click ang ibahagi upang ibahagi ang tag sa mga site na iyon. Nagbibigay-daan ito sa mga user na mabilis na makahanap ng mga dokumentong nauugnay sa isang partikular na paksa o proyekto, anuman ang lugar ng SharePoint na kanilang naroroon.

Maaari ba akong Awtomatikong Mag-tag ng mga Dokumento sa SharePoint Office 365?

Oo, maaari mong awtomatikong i-tag ang mga dokumento sa SharePoint Office 365. Upang gawin ito, buksan ang library kung saan mo gustong idagdag ang mga tag. Pagkatapos ay mag-click sa icon ng mga tag at tala sa ribbon. Magbubukas ito ng isang window kung saan maaari kang tumingin, magdagdag, at magtanggal ng mga tag.

Kapag nagawa mo na ang mga tag na gusto mong gamitin, maaari ka nang mag-set up ng automated na daloy ng trabaho sa pag-tag. Ang daloy ng trabaho na ito ay awtomatikong magdaragdag ng mga tag sa mga dokumento habang ina-upload o binago ang mga ito. Ginagawa nitong madali upang matiyak na ang mga dokumento ay palaging maayos na may label at nakaayos. Maaaring i-set up ang automated na daloy ng trabaho upang tumakbo sa isang partikular na iskedyul o ma-trigger ng mga partikular na kaganapan.

Ang pag-tag ng mga dokumento sa SharePoint Office 365 ay isang hindi kapani-paniwalang kapaki-pakinabang na paraan upang manatiling maayos at mabilis na mahanap ang mga dokumento. Sa ilang simpleng hakbang lang, mabilis kang makakapag-set up ng mga tag at mailalapat ang mga ito sa mga dokumento nang wala sa oras. Makakatulong ito na gawing mas madali ang pamamahala ng dokumento, pati na rin makatulong na matiyak na ang lahat sa opisina ay mabilis na makakahanap ng mga dokumentong kailangan nila. Sa SharePoint Office 365, maaari mong gawing madali ang pamamahala ng dokumento.